Printausgabe der Tiroler Tageszeitung vom Do, 14.01.2016


Innsbruck

Papierarmes Büro: Wo weniger mehr ist

Die Vorbehalte waren groß, die Vorbereitungsarbeiten umfangreich, die Ergebnisse unklar. Trotzdem startete ein Unternehmer einen Selbstversuch, nach zwei Jahren steht fest: Das Projekt „papierarmes Büro“ ist ein Erfolg.

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© Andreas Rottensteiner / TT



Von Michaela Spirk-Paulmichl

Innsbruck – Auf dem Schreibtisch herrscht gähnende Leere. Weder Angebote noch Rechnungen sind zu sehen und auch keine Ordner mit Listen oder Plänen. „Haben Sie nichts zu tun?“, wäre da wohl mancher versucht zu fragen. Neben dem PC liegen griffbereit ein Smartphone, außerdem ein Notizblock. Auf den will Markus Reitshammer, IT-Unternehmer in Innsbruck, nicht verzichten.

Vor zwei Jahren hat er begonnen, die Idee eines „papierarmen Büros“ umzusetzen. Aus Platzgründen – das Büro mit den zehn Mitarbeitern ist klein, die Mietpreise in Innsbruck sind extrem hoch –, um Geld zu sparen und gleichzeitig die Verschwendung von Papier zu beenden, aber auch, um Zeit für anderes zu verwenden als für die aufwändige Suche im Archiv.

„Obwohl wir ein IT-Unternehmen sind, waren die Vorbehalte unter den Mitarbeitern groß – wie bei jeder Umstellung“, erzählt Markus Reitshammer von den Anfängen des Projekts „papierarmes Büro“. Es galt umzudenken, neue Programme zu lernen, überhaupt die bisherige Arbeitsweise umzustellen. „Außerdem haben die meisten zu Papier immer noch mehr Vertrauen als zu anderen, elektronischen Dokumenten.“

Zwei Jahre später gibt es kein Zurück mehr: „Heute können wir uns nicht mehr vorstellen, so wie früher zu arbeiten und fragen uns: ,Wie konnte das überhaupt funktionieren?‘“ Denn die Bilanz spricht für sich. Es ist gelungen, die Papierflut – in den meisten Büros ein großes Problem – massiv zu verringern. Das frühere Papierarchiv konnte um 75 Prozent reduziert werden. In Bäumen ausgedrückt: Drei von vier wurden gerettet. Bei den Druckkosten waren Einsparungen von 50 Prozent möglich, und auch der Postversand ging um die Hälfte zurück, vieles wird jetzt elektronisch weitergeleitet.

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Papierkörbe gibt es in den Büroräumen nach wie vor, die meisten sind allerdings leer. Der Drucker ist immer noch in Betrieb, auch wenn es heute vor allem die Scan-Funktion ist, die von den Mitarbeitern von Re-System verwendet wird. Eingehende Belege werden sofort eingescannt und mit einem elektronischen Stempel mit Zähler versehen. Die Schreiben selbst werden in einer Archivkiste verstaut, nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist geht’s ab in den Reißwolf. Die Umstellung ist ein Erfolg, möglich geworden auch durch die Abschaffung der Verpflichtung zur digitalen Signatur. Papierrechnungen konnten so durch elektronische ersetzt werden.

Markus Reitshammer will mit seinem Selbstversuch aufzeigen: Es geht zwar nicht ohne, aber mit viel weniger. Denn eine radikale Lösung wie ein Leben ganz ohne Papier hält er nicht für möglich. So wie er selbst nicht auf seine handschriftlichen Notizen, seine auf Papier skizzierten Ideen und auch nicht auf Bücher verzichten will, gebe es nach wie vor viele Menschen, die lieber eine „echte“ Rechnung aus Papier bekommen als eine per E-Mail versandte. Und schließlich sei da auch noch die Angst vor verlorenen Daten, der er aber entgegenhält: „Ein Papierarchiv kann schließlich auch abbrennen.“ Dass Papier aber in Form gedruckter Rechnungen, Lieferscheine oder Formulare im Archiv verstaube, ist für den IT-Unternehmer nicht nachvollziehbar.

In den Tiroler Gemeinden wurden 2014 rund 41.000 Tonnen Papier entsorgt, Kartonagen (rund 16.000 Tonnen) nicht einberechnet. Die Tiroler gelten als Vorreiter beim Sammeln von wiederverwertbaren Stoffen, doch allein damit ist es nicht getan, es geht vor allem um die Abfallvermeidung.


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