Letztes Update am Di, 10.10.2017 12:40

APAOnlineticker / Tiroler Tageszeitung Onlineausgabe


Dokumentenlogistik: Post AG mit digitaler Lösung für größere Firmen



Graz/Wien (APA) - Die österreichische Post AG reagiert mit ihrem sogenannten „Mailroom Tracking“, einer Software-Lösung zur digitalen Rückverfolgung von Sendungen, auf die zunehmende Digitalisierung in Poststellen bei größeren Unternehmen und Organisationen. Mit einem speziellen Programm sollen Postverteiler den Empfängern genau sagen können, wann ihr Brief welche Stelle passierte, hieß es am Dienstag in Graz.

„Größere Unternehmen, die eine eigene Poststelle betreiben oder die Eingangspost an mehrere dezentrale Standorte verteilen müssen, werden durch steigende Dokumentationspflichten und verschärfte Datenschutz-Richtlinien vor wachsende Herausforderungen gestellt“, so Martin Ferger, Leiter des Fachbereichs Dokumentenlogistik im Post-Geschäftsfeld Mail Solutions. Die Software-Lösung „Post Cloud Mailroom Tracking“ soll eine Komplettlösung für die zentrale Erfassung von Briefsendungen und Paketen sein, die den Postlauf im Idealfall lückenlos protokolliert sowie den Auslieferungsstatus und die Prozesskette innerhalb des Unternehmens auf Knopfdruck darstellt.

Die Lösung der Post ist auch im Zusammenhang mit der im Mai 2018 startenden EU-Datenschutz-Grundverordnung zu sehen, die noch mehr Dokumentationspflichten in den Unternehmen und Organisationen verlangen würden, hieß es in einer Aussendung. Die Verordnung wirft Fragen auf, etwa wie eingeschriebene Sendungen, RSA/RSB-Briefe, Pakete sowie Warensendungen innerhalb der eigenen Organisation erfasst und zugestellt oder geöffnet, digital weiterverarbeitet und archiviert werden müssen, sagte Astrid Schuhmann, Rechtsexpertin der Post. „Besonders bei Sendungen mit Wert und jenen mit erhöhten Dokumentationspflichten, wie beispielsweise bei Einschreiben, sind die Nachvollziehbarkeit sowie der aktuelle Bearbeitungsstatus von höchster Relevanz.“

Durch „Mailroom Tracking“ lasse sich nachvollziehen, wann eine Sendung eintraf, weitergeleitet wurde und welcher Mitarbeiter sie übernommen hat. Jede einlangende Sendung kann mittels Handy-App oder stationärem Scanner über die Barcode-Nummer registriert werden. Die Sendungsnummer wird elektronisch übernommen. Die weiteren Zustellschritte werden revisionssicher in elektronischen Protokollen dokumentiert und sind in Echtzeit nachverfolgbar bzw. dauerhaft unter dem jeweiligen Sendungs-Barcode archiviert. Ein Berechtigungssystem regelt die Zugriffsmöglichkeiten auf die einzelnen Postkörbe und die darin enthaltenen Dokumente.

Die neue Lösung sei gemeinsam mit ersten Test-Anwendern zur Marktreife gebracht worden. Auch in der neuen Post-Zentrale am Wiener Rochusmarkt komme es zum Einsatz, um Sendungen für rund 1.100 Mitarbeiter zu dokumentieren.

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