Unordnung bremst Arbeitsflüsse

Von Margit Bacher

Schwaz, Mils, Hongkong –Studien aus Deutschland belegen, dass rund ein Drittel der Arbeitszeit verschwendet wird. Warum? Weil beispielsweise Schraubenschlüssel nicht dort aufbewahrt werden, wo sie liegen sollten, weil zwar zehn Kugelschreiber auf dem Schreibtisch liegen, aber keiner richtig funktioniert oder weil in der Abteilung nie darüber gesprochen wurde, wer die gebrauchten Kaffeeschalen in den Geschirrspüler räumt oder das Papierfach beim Kopierer auffüllt – wegen solcher organisatorischer Winzigkeiten wird im Arbeitsalltag viel Zeit fürs Suchen und für unnötige Diskussionen verschwendet.

Dass Arbeitsabläufe genau festgelegt sind und von allen Beteiligten auch eingehalten werden, ist für Industriebetriebe längst Standard. „Im administrativen Bereich und in Büros ist das aber noch ausbaufähig“, sagt Doris Ohnesorge, Organisationsexpertin und Umsetzungsspezialistin aus Schwaz. Gerade dort werde die Notwendigkeit aber kaum gesehen, etwa bei internen Abläufen oder der Dateistruktur. Oft herrsche keine Übersicht mehr darüber, was im System noch die letztgültige Version ist. Wenn es keine klaren Vorgaben gibt, werden die genannten Dinge schnell zu unnötigen Zeitfressern und Energieräubern, warnt Doris Ohnesorge. Sie hat an der Universität Innsbruck und Bangkok in Sozial- und Wirtschaftswissenschaften promoviert und war selbst jahrelang Führungskraft, unter anderem auch bei der Wolford AG.

Veränderungsprozesse erfordern aber das Wollen und Mitwirken aller Beteiligten in einem Betrieb, und das gelinge mit externer Begleitung oft besser, weiß Ohnesorge aus der Praxis, möglich ist dies aber für jedermann und jedefrau. Zusammen mit ihrem norwegischen Kollegen Dag Kroslid hat sie daher eine 1:1-Anleitung im Taschenbuchformat verfasst. Darin erklärt Ohnesorge in fünf Schritten, wie Prozesse und Arbeitsabläufe optimiert werden können. Die fünf Schritte werden im Buch als „5S“ bezeichnet und stehen für: Sortieren, Systematisieren, Sauberkeit, Standardisieren und Selbstdisziplin – und zwar genau in dieser Reihenfolge.

Diese einzuhalten, mache Sinn, sagt die Expertin, denn die einzelnen Schritte seien aufeinander aufgebaut und gleichzeitig miteinander verzahnt, ähnlich einem Duplo-Spielstein.

Bei so einem Veränderungsprozess gehe es natürlich nicht darum, dass Mitarbeiter künftig ihre Kaffeetassen nur noch auf einem markierten Platz abstellen dürfen. Im Prinzip gilt es, lediglich die schlichte, aber zentrale Frage zu beantworten: „Ist es nachher besser als vorher?“, bringt es die Expertin auf den Punkt. Denn wenn die Veränderung keine Effizienzsteigerung bringt oder keine Verbesserung in der Organisation, dann könne man sich solche Prozesse auch wirklich sparen, meint die erfahrene Umsetzungsspezialistin.

Ein Experte in Sachen Selbst-Optimierung ist Unternehmer Julian Hosp. Der gebürtige Milser hat in Rekordzeit Medizin studiert und gleichzeitig seine Profikarriere als Kitesurfer vorangetrieben. Flugzeiten nutzte er fürs Lernen und die gesammelten Meilen auf den klug gewählten Flugrouten, um Mitglied im so genannten „Hon Circle“ zu werden. Mit diesem besonderen Vielflieger-Status kommt Hosp seither in den Genuss diverser Privilegien, wie etwa eines Mehr an Gepäckstücken oder Gewicht.

Beschrieben hat Julian Hosp diese und noch viele weitere in seinem Buch „25 Geschichten für mein jüngeres Ich – Jede Entscheidung zählt“, das er im Eigenverlag veröffentlichte.

Hosp, der den Arztberuf gleich nach dem Studium an den Nagel gehängt hat, erzählt darin verschiedenste Ereignisse und Erlebnisse aus seinem Leben, die er auf konsequente und disziplinierte Art und Weise optimiert und perfektioniert hat. Jede Geschichte endet mit einer Lern-Lektion, als Zusammenfassung für den Leser.

Hosp hat in Asien einen exklusiven Vertrieb für Stammzellenprodukte aufgebaut, die im Schönheitsbereich verwendet werden. Er pendelt zwischen seinen Wohnsitzen in Tirol und Hongkong. Am 12. und 13. November veranstaltet er mit einem Team das „Grenzenlos Erfolgreich Event“ auf Maria Waldrast. Infos unter: www.grenzenlos.julianhosp.com.