Printausgabe der Tiroler Tageszeitung vom Mi, 26.06.2019


Arbeitsplatz

„Sie haben 18.799 ungelesene Nachrichten“: Was jetzt?

Länger weg und das E-Mail-Fach platzt aus allen Nähten? Helfen kann die Technik, ein Gespräch mit dem Chef und ein neues Medien-Bewusstsein.

Wer nach einem langen Urlaub, einer Karenz oder einer Auszeit Tausende ungelesene Mails vorfindet, der hat Handlungsbedarf.

© Vanessa Rachlé / TTWer nach einem langen Urlaub, einer Karenz oder einer Auszeit Tausende ungelesene Mails vorfindet, der hat Handlungsbedarf.



Von Nina Werlberger

Innsbruck — Achzehntausend. Siebenhundert. Neunundneunzig. E-Mails. Ungelesene. Das ist die Bilanz, die mein E-Mail-Programm nach eineinhalb Jahren Karenz zieht. Der erste Gedanke dazu kommt schnell und ist radikal: Das kann ich doch nur unangeschaut löschen. Oder etwa nicht? Darf ich das überhaupt? Was, wenn ich irgendwann doch etwas Wichtiges erhalten habe? Also dann: sichten, screenen, querlesen. Ein erster Versuch scheitert kläglich. Für einen zweiten hole ich mir professionelle Hilfe. Ich frage einen IT-Fachmann, einen Arbeitsrechtler und eine Organisationsberaterin, die auf Arbeitsbewältigung spezialisiert ist. Was tun mit überfüllten E-Mail-Fächern?

1. Das sagt der IT-Experte: Josef Weisskopf ist Chef der Tiroler IT-Firma Cibex, er berät kleine und mittelständische Firmen im Bereich Netzwerk, Software und Webdesign. Herr Weisskopf, wie kann ein Mitarbeiter nach einem längeren Urlaub, einem Sabbatical oder einer Karenz diese enorme Flut an Mail-Kopien, Newslettern und Uralt-Nachrichten sortieren? „Es gibt viele Möglichkeiten, ein E-Mail-Fach gut zu verwalten. Sie werden allerdings sehr wenig genützt", sagt der Fachmann. Und: „Die Benutzer nützen nur etwa zehn Prozent der Funktionen ihres E-Mail-Programms." Mitarbeiter könnten sich in den meisten gängigen Programmen recht einfach selbst Regeln basteln, nach denen ihr Postfach das Wichtige vom Unwichtigen separiert.

Damit es erst gar nicht zu vollgestopften Mail-Fächern kommt, haben Firmen die Möglichkeit, beispielsweise eine Stellvertreter-Regelung einzurichten, berichtet der IT-Experte. Dabei kann der Kollege, der für einen Mitarbeiter übernimmt, dessen Mails direkt lesen und bearbeiten. Möglich ist außerdem eine Mail-Weiterleitung. Dabei kann eine Kopie im Postfach bleiben oder eine Nachricht kann auch unmittelbar an einen Kollegen geschickt werden, sodass diese Mail gar nicht mehr aufscheint. Eine weitere Variante ist die Abwesenheitsnotiz. „Abhängig von rechtlichen Vorgaben, Unternehmens- und IT-Richtlinien stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung", sagt Weisskopf.

2. Das sagt der Arbeitsrechtler: Thomas Radner leitet die Abteilung Arbeitsrecht in der Arbeiterkammer Tirol. „Löschen würde ich nicht anraten", sagt er klipp und klar. Allerdings gibt es im Arbeitsrecht keine Bestimmung, die sich überfüllten Postfächern widmet. Es komme somit auf die organisatorischen Abläufe in der Firma an, sagt Radner. Sein Tipp: Mit dem Chef oder der Chefin reden und klären, was nach der Rückkehr Priorität hat. Geklärt werden müsse, ob die Mails aus der Zeit der Abwesenheit in der Arbeitszeit angeschaut werden sollen und ob dafür gegebenenfalls Überstunden gemacht werden müssen. „Das ist eine Frage nach der Arbeitszeit und nicht nach dem Inhalt." Anzuraten sei, den Umgang mit den Mails vor einer längeren Abwesenheit zu klären.

3. Das sagt die Organisationsberaterin: Gabriele Adelsberger ist Arbeitsbewältigungs-Coach und gehört zum Team von „DieBeraterinnen" in Innsbruck. Überfüllte Postfächer sind in ihrem Beratungsalltag ein großes Thema. Mitarbeiter wie Führungskräfte hätten zunehmend das Gefühl, mit ihrer Arbeit nie fertig zu werden, überfordert zu sein und in einer Dauerschleife zu hängen, erzählt sie. Ein Grund dafür: Die Kommunikation laufe viel schneller als früher, die Schlagkraft habe sich verändert. „Ich kenne ganz wenige Unternehmen, die hier eine Kultur entwickelt haben", sagt Adelsberger. Sie spricht von einer „Multitasking-Lüge". Mit Extremfällen wie dem der Autorin — Stichwort 18.799 Mails — hat sie selten zu tun. Wichtig erscheint ihr, dass die Menschen ganz grundsätzlich verantwortungsbewusst mit neuen Medien umgehen lernen. Sie selbst checkt zum Beispiel nur zweimal am Tag ihr Postfach. Vielerorts sei wegen der Digitalisierung die Technik massiv aufgerüstet worden, aber auf die Arbeitsweise der Menschen werde noch zu wenig geschaut, betont sie.

Was ich am Ende mit meinen 18.799 Mails gemacht habe? Die ehrliche Antwort: noch nichts. Aber wenn es in ein paar Tagen 19.000 werden, kümmere ich mich darum.